名刺管理_ITコーディネータ 川西健雄名刺管理

皆様は名刺管理をどのようにされているでしょうか?「すでにデジタル化して活用しているよ」という方もいらっしゃると思いますが、名刺専用ファイルに入れて保存している方や、中には机の片隅に名刺の束が山積みされている方も見受けられます。
 今回はこの名刺のデジタル化の重要性について書いていきたいと思います。昨今、IT化やDX化などをよく見聞きしますが、名刺のデジタル化はそれらの一丁目一番地だと思います。

デジタル化の必要性について
一、効率性の向上
従来の名刺管理は物理的な空間を占め、整理や検索に時間がかかります。しかし、デジタル化された名刺は、瞬時にアクセスが可能で、検索も容易です。例えば、特定の業種や会社名で名刺をすばやく検索することができます。これにより、ビジネス上のコミュニケーションが迅速になり、生産性が向上します。

二、アクセスと共有の容易さ
デジタル名刺は、インターネットを介してどこからでもアクセス可能です。外出先やリモートワーク中でも、重要な連絡先情報にアクセスすることができます。また、デジタル名刺は簡単に共有できるため、チームや部署間での情報共有が容易になります。

三、環境への影響
名刺の製造と廃棄は、環境に負担を与えます。木材の伐採、インクの使用、廃棄物の発生などです。環境に対する意識の高い企業や個人は紙の名刺を無くし「プレーリーカード」などのデジタル名刺を使われることも多くなってきました。

クラウド型の名刺管理ソフトを使うと、デジタル化した名刺情報は変更があった場合にリアルタイムで更新されます。これにより、連絡先情報が常に最新の状態に保たれ、効果的なコミュニケーションが可能になります。

名刺管理ソフトにはいろいろな特徴を持つものがあります。

Eight(Sansan株式会社)
無料で使える名刺アプリです。スマートフォンなどで名刺画像を取り込むだけで、名刺交換をした企業や人物とEightのネットワーク上でつながります。

名刺ソナー(ユーソナー株式会社)
日本最大の法人企業データベースLBCを活用する事で、企業情報の補正、属性情報の付与を行います。

私はEightを十年近く使っていますが、非常に便利でお手軽です。現在六千以上の名刺データが入っていますが、CSVデータでダウンロードして年賀状やメルマガなどにも連携させています。名刺を作るコスト、交換するために使った時間を有効なものにするためにデジタル化は必須です。まだの方はお早めに。

かがわ経済レポート2023年9月号
ITコーディネータ 川西健雄

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